Bir antrenörü sahada iyi olduğu için işe alırsınız. Ama işin bir de görünmeyen tarafı var ve o taraf her hafta büyüyor: yoklama, veli mesajları, ölçüm girişi, deneme dersi değerlendirmeleri, program paylaşımı, eksik ekipman bildirimi.
Bu işlerin hiçbiri gereksiz değil. Sorun, hepsinin antrenörün kişisel telefonunda, kişisel not defterinde ve kişisel hafızasında yaşaması.
Önce sayın
Antrenörünüzün bir haftasında idari işe giden süreyi tahmin etmeyin, bir hafta boyunca yazdırın. Tipik kalemler:
- Yoklama alma ve sonradan deftere geçirme.
- Gelmeyen sporcuların velilerine mesaj atma.
- Veli sorularına cevap verme. Bunların bir kısmı aidatla ilgili ve aslında antrenörün işi değil.
- Antrenman programını gruba iletme, değişiklikleri duyurma.
- Ölçüm ve gelişim notlarını girme.
- Deneme dersi sonrası değerlendirme yazma.
Çıkan sayı sizi şaşırtırsa, şaşırtan şey sürenin uzunluğu değil, o sürenin görünmezliği olacak. Kimse bu işleri yaptığı için ücret almadığını düşünmüyor, ama kimse yaptığını da bilmiyor.
Yoklamanın maliyeti dakika değil, dikkat
Yoklama iki dakika sürer denir. Sürmez. Salonda, ısınma başlamışken, yirmi çocuğun arasında isim isim bakmak antrenörün dikkatini antrenmandan alır ve genelde sonraya bırakılır. Sonraya bırakılan yoklama ise hafızadan doldurulur.
Hafızadan doldurulan yoklamanın devamsızlık raporu olarak bir değeri yok. Erken uyarı kurmak istiyorsanız, veri gerçek olmak zorunda. Salonda telefondan alınan yoklama ya da kapıya asılan bir QR kod bu yüzden bir kolaylık değil, veri kalitesi meselesi.
Veli mesajı kişisel telefona düşerse
Antrenörün numarası velilere dağıldığında üç şey aynı anda oluyor.
- Antrenör mesai saati diye bir şey kalmadan çalışmaya başlıyor. Akşam onda gelen "yarın antrenman var mı" mesajı onun sorunu oluyor.
- Kulüp neyin konuşulduğunu bilmiyor. Bir veli üç haftadır memnuniyetsizliğini antrenöre yazıyor olabilir ve yönetim bunu ancak ayrılık telefonunda öğreniyor.
- Antrenör ayrıldığında bütün o yazışma ve onunla kurulan ilişki kulüpten çıkıyor.
Çözüm veliyle antrenörün konuşmasını engellemek değil, konuşmanın kulüpte iz bırakması. Talep ve görüşmeler sporcunun kaydına bağlandığında hem antrenörün üzerinden yük kalkıyor hem de kulüp neyin konuşulduğunu görüyor. Bkz. veli iletişimi ve talep yönetimi.
Antrenör neyi görmeli, neyi görmemeli
İdari yükü azaltmanın yolu antrenöre her şeyi açmak değil. Antrenörün kendi grubundaki sporcuyu, velinin iletişim bilgisini ve kendi branşının ölçütlerini görmesi işin gereği. Kulübün tahsilat durumunu, diğer grupların kayıtlarını ya da tüm kadronun kişisel bilgilerini görmesi değil.
Bu ayrım antrenörü de koruyor: görmediği bir bilgiden sorumlu olmuyor. Sınırın nerede çizildiği antrenör sporcu listesini indirebilir mi yazısında ayrıntılı.
Antrenör değiştiğinde bilgi kulüpte kalmalı
Bir antrenörün ayrılması her kulüpte olur. Olmaması gereken şey, onunla birlikte şunların da gitmesi: kimin hangi sakatlığı var, hangi çocuk grupta zorlanıyor, hangi velinin ne beklentisi var, geçen sezon hangi ölçümler alındı.
Bunlar antrenörün özel bilgisi değil, kulübün hafızası. Kulüpte kalıp kalmayacağı ise tek bir şeye bağlı: yazılıp yazılmadığına. Antrenörün not tutmasını kolaylaştırmak, ondan rapor istemekten çok daha işe yarıyor.
Antrenörün sistemde ne gördüğünü merak ediyorsanız antrenörler için sayfası ekran ekran anlatıyor.