Kulüp yöneticileri bir yazılıma bakarken en çok bu soruyu soruyor: "antrenör velilerin telefonlarını görüyor mu, listeyi indirip yanında götürebilir mi?" Sorunun arkasında gerçek bir olay var, çoğu kulüp bunu bir kez yaşamıştır: ayrılan bir antrenörün elindeki listeyle sporcuların bir kısmını da götürmesi.
Kısa cevap şu: kulüpte listeyi dosya olarak alabilen birinin olması gerekir, ama o kişi "herkes" olmamalı ve dosya çıkarken iz bırakmalıdır.
Bu aslında üç ayrı soru
- Görme. Antrenör kendi grubundaki sporcuyu ve velinin iletişim bilgisini görebilmeli mi? Antrenmanı yöneten kişinin acil durumda veliye ulaşamaması ciddi bir sorun olduğu için cevap genelde evet, ama yalnızca kendi grubu için.
- Dışa aktarma. Gördüğü listeyi Excel ya da CSV dosyası hâline getirebilmeli mi? Bu, görmekten tamamen farklı bir yetenektir: tek tek bakmakla üç yüz satırı tek dosyada taşımak aynı şey değildir.
- Paylaşma. Oluşan dosyanın kulüp dışına çıkması. Teknik olarak engellenemez, çünkü dosya artık kulübün sisteminde değildir.
Kulüpler genelde birinci soruyu kısıtlamaya çalışır ve üçüncüyü hiç konuşmaz. Oysa risk büyük ölçüde üçüncüdedir ve üçüncüyü etkileyebileceğiniz tek an ikincisidir.
"Hiç dosya çıkmasın" gerçekçi bir hedef değil
Kulüpten dosya çıkmasını gerektiren meşru sebepler var: federasyona verilecek lisans listesi, turnuva kadrosu, muhasebeye gönderilen tahsilat dökümü, velinin kendi verisini isteme hakkı. Bunları tamamen kapatmak kulübü çalışamaz hâle getirir ve pratikte sonuç şu olur: kimse yetki istemez, herkes ekran görüntüsü alır.
Doğru soru "dosya çıkabilir mi" değil, "kim, hangi gerekçeyle, hangi kapsamda ve iz bırakarak çıkarabiliyor" sorusudur.
Yetki rolden ayrı tutulmalı
Rol, kişinin günlük işini yapabilmesidir: antrenör yoklama alır, program görür, ölçüm girer. Toplu kişisel veri dışa aktarma bunlardan biri değil, ayrı bir yetenektir. İkisi aynı role bağlandığında, yoklama alabilmesi için antrenöre verdiğiniz yetki, aynı anda üç yüz velinin telefonunu tek dosyada indirme imkânı da vermiş olur.
Bu yüzden dışa aktarma yetkisi kullanıcı bazında açılıp kapanmalı ve varsayılanı kapalı olmalı. Bir antrenörün gerçekten ihtiyacı varsa açılır, ihtiyaç bittiğinde kapatılır.
Dosya çıktıktan sonra kontrol biter
Bir mesajlaşma uygulamasına düşen Excel dosyasını geri alamazsınız. Bu yüzden bütün önlemlerin indirme anında olması gerekir: kapsamın sunucu tarafında sınırlanması, gerekçenin sorulması, dosyanın süreli bir bağlantıyla verilmesi ve işlemin kaydedilmesi.
Kaydın caydırıcılığı da ayrı bir değer taşıyor. Gerekçe yazması istenen ve işlemin kayda geçtiğini bilen bir kullanıcı, gerçekten ihtiyacı olmadığında dosyayı indirmiyor.
KulüpTakip’te nasıl çalışıyor
- Toplu kişisel veri dışa aktarma, rolden ayrı bir yetkidir ve kullanıcı bazında açılıp kapatılır.
- Varsayılan olarak yalnızca kulüp yöneticisinde açıktır; antrenör, diyetisyen, veli ve sporcuda kapalıdır.
- Yetkinin açılması ve kapatılması denetim kaydına yazılır.
- Her dışa aktarma isteği sunucu tarafında yeniden yetkilendirilir; arayüzde düğmeyi gizlemek tek başına önlem sayılmaz.
- Kapsam sunucuda uygulanır: kullanıcı yalnızca kendi kurumunun ve yetkili olduğu şubenin verisini dışa aktarabilir.
- Dışa aktarma öncesinde gerekçe istenir; gerekçe kayda geçer.
- Kayıtta kullanıcı, rol, zaman, kurum, şube, rapor türü, sütun adları, filtreler, satır sayısı, dosya özeti, IP adresi ve işlemin sonucu tutulur.
- Üretilen dosya web kökünün dışında saklanır ve tahmin edilemeyen, tek kullanımlık bir bağlantıyla verilir.
- Bağlantı 30 dakika sonra geçersizleşir ve dosya diskten silinir.
- Dışa aktarma kayıtları güncellenmez ve silinmez; durum değişikliği yeni satır olarak yazılır.
- Bir kullanıcı pasife alındığında bekleyen dışa aktarma bağlantıları iptal edilir ve dosyaları silinir.
Ayrıntılar veri dışa aktarma ve işlem kayıtları sayfasında, rollerin neyi görüp neyi göremediği ise rol bazlı yetkilendirme sayfasında.
Kulübünüzün kendi kuralını yazın
Yazılım yetkiyi uygular, kuralı kulüp koyar. Bir sayfayı geçmeyecek bir metin yeterli:
- Dışa aktarma yetkisi kimlerde açık. İsim isim yazın, unvan yazmayın.
- Hangi gerekçeler kabul edilir. Federasyon bildirimi ve muhasebe aktarımı kabul, "elimde dursun" kabul değil.
- Dosya nereye kaydedilir. Kişisel telefon ve kişisel e-posta hesabı bu listede olmamalı.
- Ne zaman silinir. Gerekçe ortadan kalktığında dosya da silinir.
- Personel ayrıldığında ne olur. Yetkinin kapatılması, oturumların sonlandırılması ve daha önce indirilmiş dosyaların akıbetinin sorulması aynı gün yapılır.
Kulübün veri tarafının tamamı için: spor kulüpleri için KVKK rehberi.