Bir spor okulundaki kişisel verinin neredeyse tamamı bir çocuğa aittir ve çocuk verisi kanunun her yerinde daha dikkatli davranmayı gerektirir. Kulüplerin en sık sorduğu soru da burada: "rızayı çocuktan mı, veliden mi alacağız?"
Cevaba geçmeden önce daha faydalı bir soru var: bu veri için gerçekten rıza mı gerekiyor? Kulüplerin çoğunda asıl sorun rızanın kimden alındığı değil, rızanın hiç gerekmediği yerlerde alınıyor olması.
KVKK’da çocuklar için sabit bir yaş sınırı yok
Avrupa Birliği’nin genel veri koruma tüzüğünde çocuğun kendi rızasını verebileceği yaş 16 olarak belirlenmiş ve üye devletlere bunu 13’e kadar indirme imkânı tanınmıştır. Türkiye’deki 6698 sayılı Kanunda böyle bir yaş hükmü bulunmuyor. Bu yüzden "16 yaş kuralı" diye bir kural aramak yanlış yerde arama olur.
Değerlendirme genel hukukun ehliyet kuralları üzerinden yapılıyor: ayırt etme gücü bulunmayan küçük adına velisi hareket eder. Ayırt etme gücüne sahip küçüğün ise kişiye sıkı sıkıya bağlı haklarını kendisinin kullanabileceği kabul edilir ve kişisel veri üzerindeki hak bu nitelikte görülür.
Pratikte bu, sabit bir yaş yerine bir muhakeme demek: yedi yaşındaki jimnastikçi için veli karar verir, on yedi yaşındaki basketbolcunun kendi iradesi anlamlıdır. Çoğu kulüp ikisini de veliden alır; ergenlik sonrası sporcularda hem sporcunun hem velinin bilgilendirilmesi daha güvenli bir yol.
Önce sorun: gerçekten rıza mı gerekiyor?
Kayıt sözleşmesinin kurulması ve yürütülmesi için gereken veriler açık rızaya dayandırılmaz. Bu ayrım kulübü korur: rıza her zaman geri alınabilir, sözleşmenin ifası geri alınamaz.
Genellikle rıza gerekmeyenler
- Sporcunun adı, doğum tarihi ve grup bilgisi. Hizmetin kendisi bunlarsız verilemez.
- Veli iletişim bilgisi. Antrenman iptali, acil durum ve aidat bildirimi bu bilgiye dayanır.
- Yoklama ve devamsızlık kaydı. Verilen hizmetin takibi.
- Aidat, tahsilat ve fatura kayıtları. Bunlarda ayrıca hukuki saklama yükümlülüğü de vardır.
Rızanın gerçekten gerektiği yerler
- Tanıtım amaçlı fotoğraf ve video paylaşımı.
- Ticari elektronik ileti, yani kampanya ve duyuru niteliğindeki pazarlama mesajları. Antrenman iptali bildirimi bu kapsamda değildir.
- Sağlık verisinin, kanunda sayılan diğer şartlardan hiçbirine girmeyen kullanımları.
Sağlık raporu ve alerji notu
Sağlık verisi özel nitelikli kategoridedir ve kanun bunun işlenmesi için ayrı şartlar arar. Kulüpler açısından asıl mesele hangi şarta dayandığınızdan önce ne kadar topladığınızdır.
Ölçülülük ilkesi burada çok somut bir sonuç doğuruyor: amacınız çocuğun spor yapmasında sakınca olup olmadığını bilmekse, "spor yapmasında sakınca yoktur" ibaresi taşıyan bir rapor yeterlidir. Teşhis, tedavi geçmişi ve tahlil sonuçlarını içeren bir dosya istemek, ihtiyacınızın ötesinde veri toplamak olur ve elinizde tuttuğunuz her fazladan sayfa korumanız gereken bir risktir.
İkinci soru kimin göreceği. Antrenörün acil bir durumda bilmesi gereken şey vardır: ciddi bir alerji, kronik bir rahatsızlık, kullanılan bir ilaç. Bu, raporun tamamını görmesi gerektiği anlamına gelmez. Rol bazlı yetkilendirme tam olarak bu ayrımı kurmak içindir.
Fotoğraf ve video: ayrı bir konu
Kulüplerde tek bir başlık altında toplanan üç ayrı iş var ve üçünün dayanağı aynı değil:
- Kulüp içi kayıt: antrenman videosunun teknik analiz için çekilmesi.
- Veliyle paylaşım: çocuğun kendi velisine gönderilen görüntü.
- Kamuya açık tanıtım: sosyal medya hesabında, afişte ya da internet sitesinde yayın.
Üçüncüsü diğer ikisinden farklıdır ve ayrı bir rıza ister. Bu rıza mecra bazlı olmalı: sosyal medyada paylaşıma izin veren bir veli, çocuğunun afişte kullanılmasına izin vermemiş olabilir. Tek bir kutuda toplanan izin, veliye hayır deme imkânı bırakmadığı için sağlam bir dayanak sayılmaz.
Rıza geri alınabilir. Geri alındığında ileriye dönük paylaşım durur ve daha önce yayımlananlar için makul bir çaba gösterilir. Grup fotoğraflarında en pratik çözüm, paylaşıma kapalı sporcuların listesinin fotoğrafı çeken ve paylaşan kişinin elinde olması. Liste antrenörün aklında duruyorsa er ya da geç bir hata olur.
Rızanın ispatı: metin ve sürüm
Bir rıza kaydının değeri, hangi metne verildiğinin bilinmesinden gelir. "Formun altında imza var" cümlesi, o formun hangi sürümü olduğu bilinmiyorsa eksiktir. Kayıtta şunlar bulunmalı:
- Rızayı veren kişi ve hangi sporcu adına verdiği.
- Tarih ve saat.
- Gösterilen metnin kendisi ve sürümü. Metin sonradan değiştiyse eski rıza eski metne aittir.
- Hangi konuya verildiği: fotoğraf paylaşımı ile pazarlama iletisi ayrı kayıtlardır.
- Kanal: kağıt form, online kayıt ekranı ya da uygulama içi onay.
Kulüp için kontrol listesi
- Kayıt formunuzdaki tek büyük onay kutusunu kaldırın, yerine konu bazında ayrı kutular koyun.
- Sözleşmenin ifası için gereken verileri rızadan çıkarın; aydınlatma metninde açıklayın.
- Sağlık bilgisinde topladığınız kapsamı daraltın ve kimin göreceğini sınırlayın.
- Fotoğraf iznini mecra bazlı alın ve paylaşıma kapalı sporcuların listesini çeken kişiye ulaştırın.
- Rıza kayıtlarını gösterilen metnin sürümüyle birlikte saklayın.
- Velayet durumunu kayıt sırasında sorun. Ortak velayette rızanın kimden alınacağı sonradan sorun çıkarabilir.
Kulübün veri tarafının tamamı için: spor kulüpleri için KVKK rehberi.