Ön kayıt formu dolduran veli o an bir karar vermiş değildir. Araştırma yapmaktadır ve büyük ihtimalle aynı akşam iki üç kulübe daha yazmıştır. Bu yüzden başvuru bir niyet beyanı değil, bir zamanlayıcıdır: kim önce döner, kim çocuğa gerçekten ilgilendiğini hissettirirse konuşma orada başlar.
Kulüplerin çoğunda bu zamanlayıcı hiç işlemiyor, çünkü başvuru diye tek bir yer yok.
Önce başvuruyu tek yere toplayın
Tipik bir spor okulunda başvuru üç ayrı kanaldan geliyor: Instagram’dan mesaj atan veli, tanıdık üzerinden kapıdan giren aile, telefonla arayan biri. Üçü de üç ayrı yerde duruyor. Biri mesaj kutusunda, biri bir kağıtta, biri kimsenin defterinde.
Bunun sonucu bir kaos değil, sessiz bir kayıp: kimin arandığını, kime deneme dersi verildiğini ve hangi ailenin cevap beklediğini kimse tam olarak bilmiyor. Sezon başında gelen otuz başvurunun kaçının kayda döndüğü de bilinmiyor. Ölçemediğiniz bir süreci iyileştiremezsiniz.
İlk adım kanal sayısını azaltmak değil, hepsinin aynı listeye düşmesi. Formu Instagram profiline koymak, QR kodunu salon kapısına asmak ve telefonla gelen başvuruyu da aynı listeye elle eklemek yeterli. Nasıl kurulduğu ön kayıt ve aday sporcu takibi sayfasında.
Neden 48 saat
Kesin bir eşik yok, ama iki gün pratik bir sınır: velinin araştırma yaptığı pencere genelde bir hafta sonunu geçmiyor. Üçüncü günde dönen kulüp, velinin çoktan başka bir yerde deneme dersi ayarladığı bir konuşmaya giriyor.
Hedefi kulübünüzün gerçekliğine göre koyun ama SAYI olsun. "Mümkün olduğunca hızlı" bir hedef değil; "her başvuruya 48 saat içinde dönülür, dönemeyene takip tarihi verilir" bir hedeftir ve denetlenebilir.
İlk aramada ne konuşulur
Bu görüşmenin amacı kaydı kapatmak değil, deneme dersini takvime koymak. Dört adım yeterli:
- Çocuğun adıyla açın. "Ayşe için başvurunuzu aldık" cümlesi, "formunuz elimize ulaştı" cümlesinden bambaşka bir yerden başlar.
- İki soru sorun: çocuk daha önce bu sporu yaptı mı, hangi günler müsait. İkisi de deneme dersini planlamak için gereken bilgi.
- Deneme dersine tarih, saat ve antrenör verin. "Bir ara gelin" bir randevu değildir.
- Konuşmanın sonunda ne göndereceğinizi söyleyin ve gönderin: adres, saat, ne getirmesi gerektiği.
Ulaşamadığınız aday kaybolmasın
Başvuruların bir kısmına ilk aramada ulaşılamaz. Kaybın büyük kısmı da tam burada oluyor: kimse ikinci kez aramıyor, çünkü kimin arandığı bir yerde yazmıyor.
- Her adayın bir sorumlusu olsun. "Birileri arar" kimsenin aramaması demek.
- Ulaşılamayan adaya takip tarihi verin ve o tarih geldiğinde listede görünsün.
- Kaç deneme yapılacağını baştan kararlaştırın. Üç deneme sonrası kapatmak, belirsizce açık bırakmaktan iyidir.
- Aramaya ek olarak tek bir mesaj gönderin. Bazı veliler telefonu açmıyor ama yazıya dönüyor.
Huniyi ölçün
Sezon başında "otuz başvuru geldi" bilgisi tek başına hiçbir şey söylemiyor. Dört sayı söylüyor:
| Aşama | Örnek | Oran |
|---|---|---|
| Başvuru | 40 | |
| Ulaşıldı | 32 | yüzde 80 |
| Deneme dersine geldi | 18 | yüzde 56 |
| Kesin kayıt | 11 | yüzde 61 |
| Baştan sona | 11 / 40 | yüzde 28 |
Bu tabloda düşük olan oran nerede ise sorun orada. Ulaşma oranı düşükse iletişim düzeniniz, deneme dersine gelme oranı düşükse randevu netliğiniz, kesin kayıt oranı düşükse dersin kendisi ya da fiyat konuşması gözden geçirilecek demektir.
Kaynağı bilmeden reklam bütçesi kör harcanır
Başvurunun nereden geldiğini kaydetmiyorsanız, gelecek sezon bütçeyi neye ayıracağınıza tahminle karar verirsiniz. Reklam bağlantısına kaynak bilgisi eklemek ve kapıdan gelen aileye "bizi nereden duydunuz" diye sormak, bir sonraki sezonun bütçesini belirleyen iki küçük alışkanlık.
Kaynak bazında kayıt oranını gördüğünüzde tablo sık sık şaşırtıyor: en çok başvuru getiren kanal, en çok KAYIT getiren kanal olmayabiliyor. Raporlama tarafında bakılacak sayı başvuru sayısı değil, kayda dönen başvuru sayısı.
Aday kayda dönerken asıl iş deneme dersinde oluyor: deneme dersinden kesin kayda.