Altı adımlık uyum listesi
- Veri envanteri çıkarın. Hangi veriyi nerede tuttuğunuzu yazın: kayıt formu, defter, Excel dosyası, WhatsApp grubu, antrenörün telefonu, muhasebecinizin bilgisayarı. Envanterde görünmeyen veri korunamaz.
- Aydınlatma metnini kulübünüze göre yazın. İnternetten alınan hazır metinler sizin topladığınız verileri ve gerçek aktarımlarınızı anlatmadığı için işe yaramaz.
- Rızayı yalnızca gerekli yerde ve konu bazında alın. Fotoğraf paylaşımı ayrı, ticari ileti ayrı. Tek kutuda toplanan rızada veli birini reddedemez, bu da rızayı geçersiz kılar.
- Saklama sürelerini belirleyin ve süre dolduğunda silin. "Her ihtimale karşı duruyor" bir gerekçe değildir.
- Kulüp içinde yetkilendirme yapın. Antrenörün kendi grubundaki sporcuları görmesi yeterlidir; tüm kulübün veli telefonlarına erişmesi gerekmez.
- İhlal durumunda ne yapacağınızı önceden yazın. Kimin haberdar edileceği, kimin bildirim yapacağı ve süreler bir kağıtta hazır dursun.
VERBİS kaydı gerekli mi
Veri sorumluları sicili kaydı her kuruma zorunlu değil. Kurul kararlarıyla belirlenen eşiklerin altında kalan, yani yıllık çalışan sayısı ve yıllık mali bilanço toplamı belirli sınırların altındaki veri sorumluları için istisna tanınmış durumda. Ancak ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işlemek olanlar bu istisnadan yararlanamıyor.
Bir spor okulunun ana faaliyeti spor eğitimi vermektir, sağlık verisi işlemek değil. Buna rağmen kaydın gerekip gerekmediğini kendi çalışan sayınız ve bilançonuzla değerlendirmeniz gerekir. Eşik değerler Kurul kararıyla güncellendiği için buraya rakam yazmıyoruz; güncel hâli VERBİS’in kendi sitesinde duruyor.
Ne kadar saklarsınız
Saklama süresi kulübün tercihi değil, verinin işlenme amacına bağlı. Amaç ortadan kalktığında ve saklamayı gerektiren bir hukuki yükümlülük de yoksa veriyi silmek, yok etmek ya da anonim hâle getirmek bir yükümlülüktür. Veli talep etmese de doğar.
Pratikte bu, tek bir süre demek değil. Ayrılan bir sporcunun yoklama kaydıyla aynı sporcunun fatura kaydı aynı anda silinmez: faturalar için vergi ve ticaret mevzuatı kaynaklı ayrı bir saklama yükümlülüğü vardır. Kategori bazında süre tablosu çıkarmanız gerekir; örnek bir tablo gizlilik politikamızda yayında.