Kulüplerin çoğu aidat takibine Excel’le başlar ve bunun iyi sebepleri vardır: bedavadır, herkes bilir, ilk gün çalışır. Sorun Excel’in kötü bir araç olması değil. Sorun, kulübün bir noktadan sonra Excel’in yapabildiği işi değil, yapamadığı işi yapmaya çalışmasıdır.
Kırılma noktası genelde sporcu sayısı sanılır. Değildir. Dosyaya dokunan kişi sayısının bire çıkmasıdır.
Excel’in gerçekten iyi olduğu yer
Excel bir hesap aracıdır ve hesap aracı olarak mükemmeldir. Kayıt sistemi değildir. Aradaki fark şu: hesap aracı size bir anı gösterir, kayıt sistemi geçmişi tutar. Bir hücrenin üzerine yazdığınızda önceki değer yok olur ve onu kimin, ne zaman, neye dayanarak değiştirdiği hiçbir yerde kalmaz.
Aidat takibi tam olarak geçmişin tutulması gereken bir iştir. "Bu veli ekimde ne ödedi" sorusunun cevabı bir defter kaydında olmalıdır, tek bir hücrede değil.
Nerede kırılır
- İki kişi aynı anda çalışamaz. Dosyayı iki kişi açtığında son kaydeden kazanır, diğerinin girdiği tahsilat kaybolur ve bu genelde aylar sonra fark edilir.
- Kimin ne değiştirdiği bilinmez. Bir sporcunun borcu sıfırlanmışsa bunu kimin yaptığını sorabileceğiniz bir kayıt yoktur.
- Geçmiş sürüm yoktur. Yanlışlıkla silinen bir satırı geri getirmenin yolu, birinin o günkü kopyasını saklamış olmasıdır.
- Veli hiçbir şey göremez. Bu, işin en pahalı tarafı: "ben ödemiş miydim" sorusunun tek cevap kanalı kulübün telefonudur ve her soru birinin zamanını yer.
- Hatırlatma elle yapılır. Gecikenleri filtrelemek, listeyi çıkarmak ve tek tek mesaj yazmak her ay tekrarlanan bir iştir. Yoğun bir ayda atlanır.
- Dosya kontrolsüz çoğalır. E-postayla gönderilir, telefona indirilir, bir kopyası muhasebeciye gider. Kaç kopyanın nerede olduğunu bir süre sonra kimse bilmez.
Harcanan saati paraya çevirin
Bir ay boyunca aidat işine harcanan zamanı kalemlere ayırıp ölçün. Örnek bir dağılım şöyle görünüyor; siz kendi sürelerinizi yazın:
| İş | Aylık süre |
|---|---|
| Tahsilat girişi ve kontrol | 4 saat |
| Geciken listesini çıkarma ve hatırlatma gönderme | 3 saat |
| Veli sorularını cevaplama | 4 saat |
| Ay sonu tahsilat özeti | 2 saat |
| Toplam | 13 saat |
On üç saat, eğer bu saatler kulüp sahibinin ya da yöneticisinin saatiyse kulüpteki en pahalı saatlerdir. Aynı süre sporcu kazanmaya, antrenör görüşmesine ya da veliyle konuşmaya harcanabilirdi.
Görünmeyen kalem: unutulan tahsilat
Excel geciken aidatı size hatırlatmaz. Bir sporcunun iki ay atlanmış olması ancak birinin gözüne çarparsa fark edilir, çoğu zaman da sezon sonunda fark edilir ve o noktada tahsil edilmesi zorlaşır.
Büyüklüğünü görmek için bir çarpım yeterli: 200 sporcusu ve 2.000 TL aidatı olan bir kulüpte sporcuların yüzde üçünde ikişer ay atlanmışsa, tabloda görünmeyen tutar 24.000 TL eder. Yüzde üç bir tahmin, ama sizin dosyanızda kaç tane olduğu tahmin değil: sayılabilir bir şey ve bugün sayılabilir.
Aidat dosyası aynı zamanda bir kişisel veri dosyasıdır
İçinde isim, veli telefonu ve borç durumu var. Borç bilgisi kulüp içinde herkesin bilmesi gereken bir bilgi değildir ve dosya e-postayla dolaşmaya başladığında kimin elinde kaç kopya olduğu bilinmez hâle gelir. Bu, KVKK rehberinde saydığımız hataların en yaygını.
Bir sistemde tutulduğunda aynı liste yetkiye bağlanır ve dışarı çıktığında iz bırakır. Bunun nasıl kurulduğu ayrı bir yazıda: antrenör sporcu listesini indirebilir mi.
Excel’i ne zaman bırakmalı
Beş eşikten ikisi sizde varsa geçiş vakti gelmiş demektir:
- Dosyaya birden fazla kişi giriyor.
- Birden fazla şube ya da tesis var.
- Veliler "ben ne kadar ödedim" diye sormaya başladı.
- Ay sonu tahsilat özetini çıkarmak bir saatten uzun sürüyor.
- Geçen sezonun rakamlarına bakmak istediğinizde hangi dosyanın doğru olduğundan emin olamıyorsunuz.
Bir sistemde aidat planı sporcunun kaydına bağlanır, ödeme girildiği anda bakiye güncellenir, geciken listesi kendiliğinden oluşur ve veli kendi ödeme geçmişini kendisi görür. Aidat ve ödeme takibi sayfasında akışın tamamı var; nakit akışı tarafı için gelir gider ve nakit akışı.
Aynı mantığı sporcu kaybına uygularsanız: bir sporcuyu kaybetmenin gerçek maliyeti.